Slik finner du rett problem og lager bedre beslutningsprosesser

I mitt arbeid med utvikling av beslutningstakere og beslutningsprosesser de involverer seg i når valg skal tas, har jeg observert flere problemer som bidrar til at mange av de viktigste beslutningene skjærer seg. Jeg vil fortelle om ett av dem som spiller en avgjørende rolle når beslutningstakere kommer skjevt ut allerede fra hoppkanten: De tar valg ut fra hastig og dårlig formulerte problemer – eller de løser rett og slett feil problem.

De tar valg ut fra hastig og dårlig formulerte problemer

– eller de løser rett og slett feil problem.

For meg er ordet «problem» en nyttig overskrift over alle de hendelsene som setter beslutningsprosessene våre i gang: krevende situasjoner, vanskelige saker, avvik, utfordringer eller muligheter, for å nevne noen. Det viktige er ikke hva de heter, men hvilken innstilling du har til dem. Jeg velger å se problemer som sjanser til å ta beslutninger. De er inngangsdøra til gode løsninger. Likevel er det, overraskende nok, her vi bruker minst tid i beslutningsprosessene våre. Løser du galt problem eller går glipp av det, spiller det imidlertid ingen rolle hvor flink du er resten av veien. Du ender med en løsning som ikke virker eller ingen løsning i det hele tatt

Flere tiår med forskning innen fagfeltet atferdsøkonomi (behavioural economics) har konkludert med at beslutningsprosessene våre halter allerede ut fra startgropa. Hjernen vår er nemlig utrustet for å oppdage umiddelbar fare. Derfor er vi skrudd sammen for intuitivt å tro at raske førsteinntrykk er hele virkeligheten – og samtidig overse informasjon som ikke er like direkte. En konsekvens av dette er at vi haster videre mot konklusjoner uten å ta en fot i bakken for å få en mer robust forståelse av både nåværende og fremtidige problemer. Dette er sterkt medvirkende til at så mye som halvparten av de viktige beslutningene i organisasjonslivet skjærer seg.

Nedslående nytt, syns du kanskje? Det positive her er imidlertid at det finnes gode grep for å håndtere utfordringene og lage bedre beslutningsprosesser. Her er noen konkrete tips om hvordan.

Utdyp førsteinntrykkene dine

Litt enkelt sagt kan vi dele situasjonene (problemene) som melder seg for deg her og nå̊ i to grupper. De som melder sin ankomst tydelig og sterkt, og de som bare sender deg noen svake, vage signaler. Medisinen i begge tilfeller er å utfordre førsteinntrykket ditt. Det kan du gjøre ved å stille noen enkle spørsmål, som for eksempel:

• Løser jeg rett problem? Hva er det jeg ikke får med meg i denne situasjonen?

Her er to spørsmål som presser deg til å lage alternative hypoteser om hva som foregår:

• Er det noe annet som foregår her enn det jeg/vi tror akkurat nå̊?
• Hva er i så fall det verste og beste som kunne skjedd i denne situasjonen?

Ikke alle situasjoner melder seg som et ferdig beskrevet og innpakket problem. Noen kommer snikende på kattepoter og gir deg vage fornemmelser. Eller indre uro. Mitt råd er at du tar fornemmelsene dine på̊ alvor, tar en fot i bakken og spør om følgende for å sjekke inntrykket ditt videre:

• Er situasjonen jeg fornemmer viktig nå̊?
• Kan den bli viktig i fremtiden? Hvorfor? Når?
• Berører situasjonen mange, eller vil den kunne gjøre det? Koster den mye – menneskelig, økonomisk eller i tid, eller kan den komme til å gjøre det?

Hvis du kan svare ja på̊ ett eller flere av disse spørsmålene betyr det mest sannsynlig at du har fått muligheten til å tenke gjennom et viktig valg. I så fall, forsøk å se saken gjennom flere perspektivbriller (økonomi, kompetanse, organisering for eksempel), og dessuten gjennom andres øyne, før du bestemmer deg for hva problemet faktisk er.

Skru på langlysene for bedre beslutningsprosesser

Slett ikke alle problemer og situasjoner melder seg av seg selv. Som beslutningstakere må vi bevege oss inn i fremtiden og se etter problemer der også. Vi må se fremover. Forvente problemer. En måte å sette på langlysene på er å konkretisere forventede situasjoner og beslutninger ved å stille følgende spørsmål:

• Hva er de viktigste tre til fem beslutningene jeg/vi må ta i løpet av de neste seks månedene?
• Hva forventer jeg/vi kan komme til å skje de kommende dagene, ukene og månedene?
• «Hva-hvis?» Spill «hva-hvis»-filmer i hodet. Se etter problemer om hva som KAN komme til å skje på̊ godt og vondt i fremtiden (eksempler: «hva skjer hvis renta øker og kjøleskapet ryker?», «Hva skjer hvis våre to viktigste kunder bortfaller?» – bruk fantasien aktivt!)

Min erfaring etter snart 20 års arbeid med forbedring av beslutningsprosesser, og forskningen støtter dette synet, er at beslutningstakere som arbeider aktivt for en mer mangfoldig og robust situasjonsforståelse i starten av beslutningsprosessene, sparer tid totalt sett, får bedre utfall for valgene over tid – og ikke minst, de får mer igjen for hva de har investert.